Налогоплательщик создает налоговый документ в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом (стандартом) с помощью специализированного программного обеспечения.

После подготовки налогоплательщиком налогового документа в электронном виде на него налагаются электронные цифровые подписи (далее — ЭЦП) должностных лиц налогоплательщика в следующем порядке:
— Первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера),
— Второй — ЭЦП руководителя,
— Третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика.

При отсутствии у налогоплательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц налогоплательщика налагаются в следующем порядке:
— Первой — ЭЦП руководителя,
— Второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика.

Налогоплательщиком физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности электронные цифровые подписи налагаются в следующем порядке:
— Первой — ЭЦП налогоплательщика — физического лица,
— Второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика (при наличии).

Соответствующая норма определена п. п. 7.1 п. 7 р. III Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденной приказом ГНА Украины от 10.04.08 № 233.